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       レベル1 個人情報保護法基本対策

 個人情報保護法の 適用を受けるのは?



   
以前から取得している個人情報を含めて注意すべきこと


  現在、社内で有している個人情報の提供者本人から問い合わせがくる場合も十分に考えられ
  ます。


  そのような場合には、個人情報保護法に沿った適切な対応を行なっていく必要があります。


  具体的には、「開示」、「訂正・追加・削除」、「利用停止等」の請求には原則として応じることに
  なります。


  また、個人情報保護法全面施行前に有していた個人情報についても同様の対応が求められ
  ます。


  
(1) 問い合わせ前に明らかにしておくこと


  個人情報を取り扱うにあたって事前に以下のことは情報提供者本人がいつでも知ろうと思え
  ば、知ることができる状態にしておく必要があります。


  具体的には、Webサイト、パンフレット、広告などへの掲載といった方法が考えられます。


  @ 事業者の氏名・住所
  A 個人情報の利用目的
  B 開示請求等の手続方法
  C 苦情の申出先等


  なお、利用目的の通知・個人情報の開示については、手数料を徴収することも可能ですが、
  
  @ 手数料が必要なこと
  A 手数料の額
  B 支払場所
  C 支払方法

  を事前に明らかにしておく必要があります。


  
(2) 本人確認


  そして、実際に問い合わせがあった場合に最も問題となるのは本人確認です。
  個人情報が関係ない第三者の請求によって開示や訂正・削除などをしてしまうと個人情報漏
  洩などの大問題に発展してしまう可能性がありますので、本人確認の手続は非常に重要です。


  経済産業省のガイドラインでは、本人確認の方法として、以下のようなものを挙げています。


  ◎ 本人が来所による場合

    運転免許証 ・ 健康保険の被保険者証 ・ パスポート ・ 年金手帳 ・ 印鑑証明書と実印
    など


  ◎ 本人がオンラインによる場合

    ID ・ パスワード


  ◎ 本人が電話による場合

    一定の登録情報(生年月日等) ・ コールバック


  ◎ 本人が郵送・FAX等での送付による場合

    運転免許証のコピーと住民票の写し など


  ◎ 代理人来所による場合  ( 本人の委任を受けていれば代理人も認められます。 )

    本人と代理人の運転免許証 ・ 健康保険の被保険者証 ・ パスポート ・ 年金手帳
    + 代理を示す委任状     など


  
(3) 開示請求


  情報提供者側から、氏名、住所、生年月日などがどのように記録されているかの確認のため
  に自分の個人情報について開示を求められる場合があります。


  この場合、原則として開示に応じなければなりません。
  なお、この請求に対しては手数料を設けても問題ありません。



  開示は原則、書面によることになりますが、開示請求者と事業者が同意していれば、電話・電
  子メールなどでも問題ありません。


  
(4) 訂正・追加・削除請求


  情報提供者側から個人情報が事実と異なるために、自分の個人情報の訂正・追加・削除を求
  められる場合があります。


  データが事実でないかの調査は行なう必要がありますが、データが事実と異なることが明らか
  になった場合、訂正等を行なわなければなりません。


  訂正等を行なった場合、その内容を情報提供者本人に通知する必要があります。
  (行なわない旨の決定をした場合も通知する必要があります。)


  
(5) 利用停止等


  事業者側が手続に違反している場合、自分の個人情報の利用停止等が求められる場合があり
  ます。


  実際に手続違反が明らかになった場合、原則として利用停止等に応じなければなりません。


  具体的に手続違反とは、「同意のない目的外使用」、「不正な取得」、「同意のない第三者提供」
  といった場合を指します。


  以上のような点に留意しながら、規程類を作成し、社外の個人情報利用対策を実施していき
  ます。


  利用停止等を行なった場合、その内容を情報提供者本人に通知する必要があります。
  (行なわない旨の決定をした場合も通知する必要があります。)



  以上のような点に留意しながら、規程類を作成し、既存の個人情報提供者対策を実施していき
  ます。


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