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       レベル1 個人情報保護法基本対策

 個人情報保護法の 適用を受けるのは?



   
個人情報を取得する際に注意すべきこと


  個人情報保護法全面施行によって今後、個人情報を取得する際には今まで意識されていな
  かった点にも注意をする必要が生じてきます。


  個人情報取得の時点で個人情報保護法に沿った対応をしておけば、その後、トラブルが生じ
  る可能性は少なくなると思われます。


  
(1) 利用目的の特定


  個人情報の利用目的については、あらかじめしっかりと特定して、情報提供者に明示などをす
  る必要があります。
  利用目的についてはあくまで明示されていれば良く、第三者提供をするなどの場合を除いて、
  原則として情報提供者本人の同意は不要です。


  ポイントとしては、
利用目的を具体的に決定することと将来的に利用することが予想される目
  
的についても明示などをしておくことです。


  利用目的を具体的に決定することについては、どのような場合が具体的であると言えるのか
  という判断が難しい部分があります。


  「事業活動」、「サービス」など広い業務範囲を意味する言葉を使用するときは、「どのような」
  事業活動やサービスなのかを明確にする必要があります。
  また、「マーケティング活動」という表現ではまだ具体的とは言えず、より具体的な絞り込みを
  かける必要があります。


  すでに個人情報保護方針をWebサイトなどで公開している企業の表現を参考にされるのも
  1つの方法です。


  この時、プライバシーマークなどの第三者機関の認証を受けている企業であれば問題ありま
  せんが、認証を受けていない企業の場合、必ずしも具体的とは言えない特定の仕方をしてい
  る場合もありますので注意が必要です。


  さらに、将来的に利用目的を変更する事態が生じると本人の同意が必要になるなど手続が複
  雑になりますので、事前に将来的に利用することが予想される目的が明らかな場合は最初に
  個人情報を取得する時点で明示などをしておく方が効率的だと思われます。



  
(2) 利用目的の変更


  当初、特定した利用目的を超えて個人情報を利用することになる場合、利用目的を変更する
  ことになります。
  そして、この際には
情報提供者本人の同意が必要となります。


  例えば、当初、「商品発送のため」という利用目的で取得した個人情報を「宣伝用のダイレクト
  メール発送のため」に利用しようとすると、利用目的が変更されることになるので、本人の同意
  が必要となるのです。



  
(3) 利用目的の通知・公表・明示・同意


  特定した利用目的は情報提供者に何らかの形で伝える必要があります。


  以下のような方法があります。


  ◎ 通知

    情報提供者に直接知らせます。
    電話の場合、口頭 あるいは 自動音声のテープ など
    面談の場合、口頭 あるいは 利用目的を記載した文書をその場で手渡す など
    遠隔地の場合、電子メール、FAXによる送信 あるいは 文書の郵送 など


  ◎ 公表

    世間一般に広く知らしめます。
    Webサイトへの記載、ポスター等の掲示、パンフレット等の記載 など
    あくまで誰でも容易に知ることができる状態になっていることが重要です。


  ◎ 明示

    書面で個人情報を取得する際に認識できるよう、書面に目的を書き示すことです。
    書面で本人から直接、個人情報を取得する場合、この方法によることが必要です。
    (Webサイト上での書き込みも含まれます。)
    取得の際に、利用目的を記載した別の書面を手渡すだけでは、明示にあたりませんので
    注意する必要があります。


  ◎ 同意

    同意は、利用目的について情報提供者から承諾をもらうことです。
    同意については、口頭、書面、電子メールなど何を利用しても一応問題はありません。
    しかし、後のトラブル予防のためには、同意が得られた事実をいつでも証明できるように
    書面等で残しておくことが望ましいと言えます。



  以上のような点に留意しながら、規程類を作成し、新規の個人情報提供者対策を実施していき
  ます。


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