社外の個人情報利用対策
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       レベル1 個人情報保護法基本対策

 個人情報保護法の 適用を受けるのは?



   
個人情報を社外に提供する際に注意すべきこと


  個人情報を社内のみで取り扱わず、他の企業と関係して利用することもあるかと思います。


  この場合、個人情報は社外で管理されることになりますので、貴社のみの問題ではなく、相
  手先企業の問題でもあります。


  個人情報が他の企業から漏洩する可能性もありますので、相手先は個人情報保護対策を行
  なっている企業を選択することが望ましいと言えます。


  具体的な対策を行なう例としては、以下の3つが考えられます。


  
(1) 業務委託


  業務委託とは、文字通り、個人情報を取り扱う業務を社外の業者に委託することを言います。


  これは個人情報を第三者に提供し、委託した業務が終了した時点でそれらの情報を再度、返
  却してもらう形になります。


  そのため、一時的に社外で個人情報を管理する形になりますが、委託元の監督責任は依然と
  して残っているため、業務委託を行なうにあたって
情報提供者本人の同意は不要とされていま
  す。


  委託元としては、自社外で管理されている個人情報の監督責任を負っていることになりますの
  で、委託先は
個人情報保護法対策がとられている企業を選定し、しっかりとした業務委託契約
  を結ぶ
などの対応が求められます。


  このように個人情報の取扱は自社の問題のみにとどまりませんので、貴社が委託元になる場
  合でも委託先になる場合でも個人情報保護法対策が必要となるのです。



  
(2) 第三者提供


  第三者提供とは、自社以外の第三者に個人情報を提供することを言います。


  業務委託とは異なり、個人情報は第三者に提供された時点で、個人情報を取得していた企
  業の管理から離れることになります。
  そのため、原則として
情報提供者本人の同意が必要とされています。


  第三者提供を行なう場合に個別に本人の同意を得ることが困難であれば、
オプトアウトを利
  用することも考えられます。


  オプトアウトとは、第三者提供に関してあらかじめその項目を本人に通知などをすることにより
  黙示的に本人の意思を確認する手続です。


  具体的には、個人情報保護方針などに「第三者へ提供する旨の利用目的」、「第三者へ提供
  される個人データの項目」、「第三者へ提供する手段または方法」、「本人の求めに応じて第三
  者への提供を停止する旨」などを記載して本人に提示しておくことが必要です。



  
(3) 共同利用


  共同利用とは、個人情報を取得した企業が情報提供者本人以外の第三者と個人情報を共同
  で利用することを言います。


  第三者提供の一種とも言えますが、共同とは言え個人情報を利用し続けることになりますの
  で、個人情報に対する管理は引き続き必要になります。


  グループ企業などで個人情報を共同して利用する場合などはこれにあたり、
情報提供者本人
  
の同意が不要であるため合理的なのです。


  共同利用にあたっては、
共同利用に関する契約書を結ぶなどの対応が求められます。



  なお、(1)〜(3)のいずれも個人情報利用目的の一部となりますので、個人情報保護方針に
  その旨を記載したり、その他の規程類を状況に応じて整備していく必要があります。



  以上のような点に留意しながら、規程類を作成し、社外の個人情報利用対策を実施していき
  ます。


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